某社のリモートワークハンドブックが勉強になったので少し実践してみた。#legalAC
これは法務系アドベントカレンダー2020のエントリーになります。
法務系アドベントカレンダー幹事のkanekoです。
ぶっちゃけ毎年こんな感じでブログの公開ボタンを押してます。
１．はじめに
というわけで、今回は、互助会で知ったリモートワークハンドブックが勉強になったのでいくつか実践してみた感想をメモしておこうと思います。
大手の会社がこのようなハンドブックを公開してくれるのは非常にありがたいですね。中の人に感謝です。
リモートワーク時のTipsやルールについて
- オンライン会議
- チャット
- ITシステム
- 文化
に分けて記載されています。ご興味ある方は是非読んでいただければ。
２．ハンドブックを読んで勉強になった点＆実際にやってみた感想
・WebMTG時は、USB有線＆マイク付きのヘッドセットがよい
「話す側と聞いている側が同じ状況とは限らない」というのがWebMTGの難しいところです。
今までBluetoothのイヤホンマイクを使っていたのですが、「時々途切れる」「音質が少し悪い」といった指摘を受けるケースが増えたので、これを機に変更しました。
ゼンハイザーのヘッドセットにしたところ、とても評判がよいです。
※ほんとはPC8にしたかったけど購入しようとしたときに、在庫ないor価格が定価の２倍以上（おそらく転売ヤー）だったため、PC7に。
その他ガジェット系は以下にまとめました。
・WebMTG時は、会議の５～１０分前に参加して参加者とアイスブレイク
MTG前後の雑談って（中長期的な信頼関係の構築という意味も含めて）意外と大事だなと思っていて、それがWebMTGになると減ってきて残念だなぁと思っていたのですが、このハンドブックを読んで実践し始めました。
実践してみると早めに会議に入ってくれる人って結構いて（teamsだと誰かが会議に参加すると自動で通知する機能があったりするのもあるのかな）、いい感じに雑談できました。これは継続しよう。
※時々Web会議ツールの設定で主催者が入るまでは会議に入れない場合があって勝手に悲しい気持ちになってることもあります。
・WebMTG時のスクリーンシェアのズームレベルは150％程度が望ましい
よく「ちょっと文字が読みにくいのでもうちょっと拡大してくれる？」とか「わたし視力悪いのごめんね（亜種として「わたし老眼なのごめんね」）といった会話ありませんか？
映している側と見ている側が同じ状況だと思っちゃいけないですね。
やってみるとエクセル系だと「150％では一覧で全部見れない」という場合もあったので、ものによっては120％くらいがよさそうです。
というわけで、WebMTG時に使用する資料を作る際には、120～150％ズームで見せる想定で資料作りをするように最近個人的に意識しています。
あとパワポの資料は16:9が多いと思うのですが、スマホ縦持ち前提での閲覧だと4:3の方がいいという声もあって、難しいところです。（「法務は文字いっぱい書けるので16:9にしがち」ってこの前とある方に言われた。いや、そんなことないよね？）
・社内宛はメールよりチャット
これは人によっては異論のあるところでしょうね。要は使い分けなんでしょうけど。ただ、確実にチャット文化に移行する流れを最近感じます。
一方で、複数ツール使いは連絡ツールが増えすぎて管理できない問題も実際に起きつつあると感じます。（ちなみに、本日はメール開きながら、teamsでチャットしながら、Salesforceのチャットしながら、slackのチャットしながら、Sharepointの内容を確認するというカオス事態でした。）
なお、自分の周りではチャットが苦手な人が多（以下略
個人的にはteamsやSalesforceのチャットよりslackの方がやりやすいなと感じる今日この頃です。
・ストック情報とフロー情報の管理ルールを明確にする
これ大事ですよね。情報の集約の仕方。ルール策定とWebツールをちゃんと使いこなすことが必要なのでしょうね（遠目
・会話の往復が増えたら、オンライン会議へ移行を
個人的には３往復以上見込まれるんだったらWebMTGって感じでやってます。
契約書のレビューorドラフト依頼が来た際に
— kaneko (@kanegoonta) 2020年11月19日
・依頼内容からスキームやデータフローが複雑っぽく感じたとき
・レビューorドラフト着手するまでに3往復以上のやりとりが見込まれる場合
はやりとりをチャット(メール)からWebMTGに切り替えるように個人的にはしています。
先日知り合いにこの話をしたら「でもWebMTGだと会話の記録残らないし...」と言われたのですが、「一応ツールの機能上録画録音もできますけど、基本は議事録でカバーっすね。普通の対面MTGと一緒っすよ」と回答しました。
ちなみに、WebMTG時にヒト・モノ（データ）・カネの流れを確認するときは、その場で図解するこも多いので描画ツールやホワイトボード機能を使うのもいいんでしょうね。（そのためにペンタブ買うか迷ってる。社用でiPad使えるのであればそれで解決するのですが…）
・「お疲れさまです」といった挨拶だけのメッセージを送付しない
お疲れ様です。〇〇です。
だけチャットして相手の反応来るまで何も言ってこない人とかいますよね。（あえて無視するとしびれを切らして要件を記載してくることに最近気づきました。）
・ファイルはURLで共有（バージョン管理＆同時編集が可能）
Boxやteams（Sharepoint）でもある程度できるかな。
・雑談チャネルを作る
まだ未対応。作りたい。
・タスクを可視化する
今までも大事でしたけど、より大事ってことですね。弊社法務はエクセル管理なので、オススメの可視化ツールをみなさんにお聞きしたいところ。
・多様な環境への理解・尊重
BBCパパみたいなのも歓迎しよう！（会社で言ったけどネタ通じなかった。悲しい。）
・勉強会の開催が容易になる
これは本当に感じます。ウェビナーの受講がしやすくなっただけでなく、こういった面のメリットもあると感じます。（もちろん、デメリットもあります。対面の方がいいという点もあるでしょう。）
あれ、この話題どこかで見ましたよね？
そうです。昨日（数時間前）のエントリーです。
全ては繋がっている。
３．最後に
ハンドブックの内容を実行してもやっぱりまだまだ難しいところはあるなと感じます。
例えば、新人教育なんかはテレワークだとなかなか大変です。
とはいえ、（職種や業界にもよりけりでしょうが）オフィス縮小の方針を決めた会社も増えてきていると聞きますので、今後もある程度テレワークに対応していく必要があるのだと思います。
みんなでテレワークの工夫を共有していければいいなと思うところです。
というわけで？
お次は、こんなに寒いのに「まだ秋だ」と言い張るkataxさんです。
